Was bei der Auswahl eines neuen WEG-Verwalters zu beachten ist

Die Tätigkeit von Immobilienverwaltern ist anspruchsvoller als man annehmen könnte. Dabei geht es um viel mehr als pünktliche Abrechnungen oder jährliche Eigentümerversammlungen. Als Kümmerer und Organisator einer Immobilie erstellt der Verwalter Wirtschaftspläne, ist für die Buchhaltung zuständig, prüft Zahlungseingänge und kümmert sich um Nebenkostenabrechnungen für die Eigentümer. Er ist auch für die Verwaltung gemeinschaftlicher Gelder zuständig, wie etwa Tilgungsbeiträge oder Hypothekenzinsen. Je nach Objekt unterscheiden sich die Aufgaben eines Verwalters aber noch einmal deutlich.

Zusammenfassend lässt sich sagen: Ein WEG-Verwalter ist für die gesamte technische und kaufmännische Verwaltung einer Immobilie zuständig. Ziel seiner Tätigkeit ist es, den Wert einer Wohnanlage zu erhalten und zu steigern. Dabei steht das Gemeinschaftseigentum im Mittelpunkt.

Wie Eigentümer passende Kandidaten finden

Für Immobilienverwalter gibt es kein festes Berufsbild, und ähnlich wie im Journalismus kann theoretisch jeder sich mit diesem Titel schmücken. Auf dem Markt finden sich einige große Firmen, aber auch Ein-Mann-Unternehmen. Wie also geraten Eigentümer an einen passgenauen Kandidaten?

Im Idealfall gehören Kandidaten einem organisierten Verband an. Informationen hierzu bietet der Dachverband Deutscher Immobilienverwalter (DDVI) oder der Bundesfachverband der Immobilienverwalter (BVI). Diese Berufsverbände nehmen generell nur Kandidaten mit einer fachlichen Qualifikation auf. Neben Informationen durch die Verbände kann es auch Sinn machen, Empfehlungen anderer Eigentümer oder Vermieter einzuholen. Ist eine Hausverwaltung schon auf dem Markt etabliert, lässt sich ihre Reputation leichter ermitteln.

In vielen Fällen wird die Vorauswahl eines neuen WEG-Verwalters von einem Verwaltungsbeirat übernommen. Dieser besteht aus Teilen der Eigentümer und spricht Empfehlungen aus, über die anschließend mit der gesamten Gemeinschaft abgestimmt wird. Für ein Ergebnis dieser Abstimmung reicht eine einfache Mehrheit aus. Beachtet werden sollte allerdings die Verpflichtung, mindestens drei Hausverwaltungsangebote einzuholen. Ist dies nicht der Fall, wäre die Verwalterbestellung durch Eigentümer anfechtbar, was vermieden werden sollte.

Der Verwaltungsrat sollte im Rahmen der Auswahl prüfen, ob ein Verwalter eine ausreichende Finanzausstattung bietet, um Haftungsrisiken zu begründen. Der Verwalter haftet bei Pflichtverletzung, die meist im Zusammenhang mit Baumängeln und Problemen der Instandhaltung entstehen. Von einem Kandidaten sollte außerdem neben einem polizeilichen Führungszeugnis auch eine steuerliche Unbedenklichkeitsbescheinigung vorliegen. Auch der Nachweis einer Vermögensschadenhaftpflichtversicherung ist wichtig. Da Verwalter auch regelmäßig vor Ort sein müssen, ist Nähe zum Objekt ein weiterer wichtiger Faktor bei der Auswahl. Nicht zuletzt sollte überprüft werden, ob der Kandidat das gesetzlich geforderte Fortbildungspensum absolviert hat.

Das sollte im Vertrag festgehalten werden

Im Angebot sollte klar umrissen werden, welche Leistungen pauschal vergütet werden und welche als Sonderleistungen zusätzliche Kosten bedeuten. Auch die Möglichkeit einer ordnungsgemäßen fristgerechten Kündigung sollte im Vertrag festgehalten sein. Im Wohnungseigentumsgesetz werden Verwalterverträge auf fünf Jahre begrenzt. Bei neuen Eigentümergemeinschaften sind es sogar nur drei. Damit der Übergang zum neuen WEG-Verwalter möglichst nahtlos verläuft, ist auch ein präzises Übergabeprotokoll notwendig. Im Verwaltervertrag sollte zudem sichergestellt werden, dass sich Vertrags- und Amtszeit decken.

Was die WEG-Reform bedeutet

Eine Reform des Wohnungseigentumsgesetzes ist seit dem 01.12.2020 in Kraft. Das ursprünglich 1951 entstandene Gesetz enthält jetzt neben der Förderung der Elektromobilität weitere wichtige Anpassungen. Bauliche Veränderungen am Gemeinschaftseigentum sind ab sofort auch mit einfacher Mehrheit möglich. Neuerdings haben die Eigentümer das Recht auf den Einsatz eines zertifizierten Verwalters. Gewerberechtlich bringt das zwar keine Veränderung. Die Regel greift erst, wenn Eigentümer dies fordern. Die Revision des Wohnungseigentumsgesetzes soll die Qualität der Verwaltertätigkeiten insgesamt verbessern.